Fase 1: Definire il capitolato tecnico e il computo quantità
Il processo di approvvigionamento diretto comincia con una distinta tecnica dettagliata. Indicazioni generiche come "sedia per sala ristorante" producono offerte di fabbrica eterogenee e impossibili da comparare. Ciascuna voce del computo deve indicare quote dimensionali, essenze del legno, ferramenta di giunzione, cicli di abrasione del tessuto e classe di reazione al fuoco.
È opportuno redigere un computo metrico suddiviso per ambiente, prevedendo scorte supplementari (in media dal 3 al 5 percento per stoviglie e biancheria) e date di consegna sincronizzate con il cronoprogramma del cantiere.
| Step di fornitura | Documenti e risultati chiave | Tempi stimati | Rischio principale in caso di fretta |
|---|---|---|---|
| 1. Capitolato tecnico e bando | Schede tecniche, disegni CAD, computo quantità | 2 a 3 settimane | Preventivi non confrontabili e materiali errati |
| 2. Selezione stabilimenti | Report di audit, licenze export, certificazioni ISO | 1 a 2 settimane | Intermediari commerciali privi di fabbrica propria |
| 3. Approvazione campioni | Campione pilota con scheda di approvazione firmata | 3 a 5 settimane | Scostamenti di colore o finiture sulla serie |
| 4. Contratto e acconto | Contratto bilingue, piano scadenze, acconto 30% | 1 settimana | Consegne indefinite e assenza di tutele legali |
| 5. Fabbricazione di serie | Avanzamento settimanale, test materie prime | 5 a 8 settimane | Ritardi produttivi o sostituzione non concordata di materiali |
| 6. Collaudo pre imbarco | Report ispettivo AQL, drop test, verifica imballi | 3 a 5 giorni | Spedizione marittima di merce con difetti occulti |
| 7. Spedizione marittima e dogana | Polizza di carico, sdoganamento EORI, consegna cantiere | 5 a 8 settimane | Spese di sosta al porto e blocchi doganali |
Fase 2: Verifica dell affidabilità dello stabilimento
La produzione industriale in Cina vanta un tessuto produttivo esteso, ma gli stabilimenti differiscono fortemente per capacità tecnica, abitudine all esportazione e sistemi di qualità. Accertarsi che il fornitore sia un produttore diretto e non una società di intermediazione priva di controllo sui reparti è fondamentale.
Si verificano visura societaria, capitale sociale versato, autorizzazioni ambientali e macchinari installati. Risulta utile esaminare lo storico di forniture verso l Europa, pretendendo certificati di prova emessi da laboratori indipendenti accreditati.
Fase 3: La firma del campione pilota
Non si deve mai autorizzare la produzione di serie senza aver prima convalidato un campione fisico completo. Il campione pilota costituisce il metro di riferimento oggettivo su cui verrà giudicata l intera commessa durante l ispezione finale.
I campioni vanno esaminati nelle condizioni reali di impiego: lavare i piatti in lavastoviglie industriale, verificare la stabilità delle sedute con carichi statici e controllare la resa dei tessuti alla luce delle stanze. Si firma e archivia un esemplare presso il desk europeo, lasciandone uno identico in fabbrica.
Fase 4: Contratti commerciali bilingui e pagamenti a stato avanzamento
I contratti di vendita devono essere redatti in inglese e cinese, indicando la legge applicabile e il foro per la risoluzione delle controversie. Devono comprendere le specifiche tecniche complete, il riferimento al campione approvato, le regole di imballo e penali per ritardi ingiustificati.
La prassi commerciale prevede un acconto iniziale del 30 percento alla firma del contratto e il saldo del 70 percento solo a seguito dell esito positivo dell ispezione finale e della presentazione dei documenti di imbarco.
Fase 5: Ispezione pre imbarco secondo gli standard ISO 2859
Prima della sigillatura dei container si effettua un controllo qualità indipendente presso lo stabilimento produttivo. Gli ispettori seguono le tabelle statistiche di campionamento ISO 2859 (Acceptance Quality Limit, AQL), esaminando difetti visivi, funzionalità, tolleranze dimensionali, umidità del legno e tenuta dei cartoni con prove di caduta.
L esito dell ispezione genera un dettagliato report fotografico con codici a barre, etichette e condizioni di stivaggio, permettendo la partenza della nave solo se la merce risponde agli standard pattuiti.
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